Liberating Structures - een introductie

People having deep conversations in small groups

Dit artikel is eerder gepubliceerd op de website van Team Rockstars IT .

Je loopt de eerste meeting van de dag uit en je bent er eigenlijk al weer klaar mee. Je voelt je leeglopen bij de gedachte aan een dag vol meetings, meetings die allemaal net zo beroerd verlopen als deze eerste. Het begon er al mee dat opnieuw niet duidelijk was wat het doel van de meeting was. Een aantal mensen die duidelijk niet uitgenodigd hadden moeten worden, waren wel aanwezig, wat de sfeer er niet beter op maakte. Ondertussen waren collega’s die wel iets wezenlijks hadden kunnen bijdragen, juist niet uitgenodigd. Precies na een uur kwam er eindelijk schot in de zaak: de conclusie was dat de meeting herpland moet worden, maar dan met de juiste mensen en een duidelijke agenda.

Klinkt dit bekend? Heb je ook het gevoel dat vergaderingen vaak hun doel voorbijschieten? Gelukkig zijn er manieren om dit soort frustrerende situaties te voorkomen. Lees dan verder om te ontdekken hoe Liberating Structures kunnen helpen meetings om te vormen tot productieve en betrokken sessies waarin iedereen effectief kan bijdragen.

Conventionele structuren, bekend maar beperkend

Er zijn een aantal conventionele structuren die we allemaal kennen—structuren die zo ingebakken zijn in onze werkwijzen dat we er vaak automatisch op terugvallen. Denk aan presentaties, discussies, en brainstormsessies. Hoewel ze elk hun voordelen hebben, komen ze ook met aanzienlijke beperkingen, vooral als het gaat om controle over de inhoud en het betrekken van alle deelnemers.

Neem bijvoorbeeld de presentatie. Hierin is de spreker bijna 100% van de tijd aan het woord, met misschien een korte vragenronde aan het einde. De spreker bepaalt het onderwerp en de inhoud, terwijl de rest alleen kan luisteren. Dit geeft de spreker veel controle, maar het beperkt de inbreng van de rest van de groep.

Aan de andere kant heb je open discussies, waar deelnemers gemakkelijker een opinie of idee kunnen delen en bespreken. Hoewel dit een stap in de goede richting lijkt, is het vaak lastig om iedereen te betrekken, wat kan leiden tot gesprekken die worden gedomineerd door slechts enkele deelnemers.

Liberating Structures

Liberating Structures zijn flexibele microstructuren die eenvoudig aangepast kunnen worden aan de behoeften van elke groep, ongeacht de grootte. Ze stellen je in staat om snel en effectief een radicale verbetering te realiseren in de manier waarop mensen interactie hebben en samenwerken. Door gebruik te maken van deze structuren kunnen groepen veel meer betrokken en productief worden, wat leidt tot betere resultaten en een meer inclusieve werkomgeving.

In tegenstelling tot conventionele structuren, zijn Liberating Structures ontworpen om iedereen te betrekken. Ze zorgen ervoor dat iedereen actief participeert, hun ideeën en vaardigheden kan inbrengen, waardoor het volledige potentieel van de groep benut kan worden.

Er zijn momenteel 33 officiële structuren , en daarnaast zijn er structuren in ontwikkeling . Elke structuur heeft specifieke doeleinden en kan verschillende uitkomsten opleveren. Ze kunnen met elkaar worden gecombineerd in zogenaamde strings om meer verdieping te creëren. Sommige grotere structuren bestaan uit een combinatie van verschillende structuren, samengevoegd tot één geïntegreerde aanpak. Bovendien kun je ook creatief zijn met de structuren en ze aanpassen naar jouw specifieke behoeften. Eigenlijk ben je vrij om te doen wat jij denkt dat het beste werkt voor jouw situatie.

Liberating Structures, maar eigenlijk ook alle andere structuren, bestaan uit vijf elementen:

  1. De uitnodiging: Geeft richting door middel van een vraag of een verzoek. Het is van belang dat de uitnodiging uitnodigt tot nadenken en leidt tot een zinvolle conversatie.

  2. De ruimte: Hoe de ruimte is ingericht en welke materialen worden gebruikt. Gebruik je stoelen en tafels, of wil je juist dat mensen vrij rond kunnen lopen? Zijn er schrijfmogelijkheden zoals post-its of een flip-over nodig?

  3. Verdeling van deelname: hoeveel tijd krijgt elke deelnemer om bij te dragen aan het gesprek.

  4. Groepssamenstelling: hoe worden groepen gevormd en hoe veranderen ze (bijvoorbeeld van 1 naar 2, naar 4 personen).

  5. Stappen en tijd: elke microstructuur bevat één of meerdere stappen, elk met een specifiek doel en een toegewezen tijdsduur.

Voorbeelden van Liberating Structures

Twee van de mogelijk eenvoudigste, maar effectieve structuren om de eerder genoemde problemen met meetings aan te pakken, zijn 1-2-4-All en 15% Solutions. Ondanks hun eenvoud zijn deze structuren echter buitengewoon krachtig in het betrekken van iedereen en het omzetten van ideeën in concrete stappen.

Caption not used as alt text

Figure 1: Kaarten uit het “Liberating Structures Card Deck”

1-2-4-All: betrek iedereen tegelijkertijd bij het genereren van vragen, ideeën en suggesties

Heb je mensen in je team die, als je niet op let, de hele vergadering aan het woord zijn? Of juist mensen die niet zo snel iets zeggen in de groep? Werk je met een grote groep en je wilt snel achterhalen wat de algehele consensus is, of wat de groep denkt? Dan is 1-2-4-All een goede structuur om mee te beginnen. Deze structuur kan ook effectief ingezet worden tijdens online meetings, bijvoorbeeld met behulp van breakout rooms.

Een plan voor een sessie met 1-2-4-All kan er zo uit kunnen zien:

Uitnodiging: Wat is een creatieve oplossing voor het probleem waar we nu mee te maken hebben?

  1. Reflecteer alleen op de uitnodiging en schrijf je ideeën op - 2 minuten
  2. Deel, vergelijk en verbeter je ideeën met iemand anders - 2 minuten
  3. Deel en vergelijk met een andere groep van twee, en zoek het beste idee - 5 minuten
  4. All: Deel het beste idee met de hele groep - 5 minuten

De naam 1-2-4-All verwijst naar de manier waarom de participanten worden verdeeld bij de verschillende stappen. Hoewel de laatste stap voor hele grote groepen wat kort kan zijn, is het mogelijk om binnen 20 minuten een goed overzicht te krijgen van wat een grote groep (denk aan 50 of meer) denkt over een bepaalt onderwerp.

15% Solutions: ontdek en richt je op dat waar jij de vrijheid en middelen voor hebt om nu te doen

Een veelgemaakte fout tijdens vergaderingen is dat er geen concrete afspraken worden gemaakt, wat vaak het gevoel geeft dat het overleg zinloos was. De structuur 15% Solutions is perfect om dit te voorlkomen en juist concrete afspraken te maken. De structuur richt zich op wat je op dit moment kunt bijdragen met de beschikbare middelen. Omdat de vraag “wat is jouw 15% die je gaat bijdragen?” soms te abstract kan zijn, gebruik ik vaak de meer concrete vraag: “als ik je volgende week bel, wat heb je dan gedaan?”.

Een plan voor een sessie met 15% Solutions kan er zo uit kunnen zien:

Uitnodiging: Wat is jouw 15%, wat ga jij bijdragen?

  1. Maak voor jezelf een lijst van wat jij gaat doen - 5 minuten
  2. Bespreek deze lijst in een groep van 2 tot 4 personen - 3 minuten per persoon
  3. Voorzie elkaar van advies en stel verdiepende vragen - 5 tot 7 minuten per persoon

De kracht van combineren

Liberating Structures kunnen nog krachtiger worden als je ze combineert in zogenaamde strings. Door verschillende structuren te combineren, kun je een diepere en meer betekenisvolle ervaring creëren. Zo kun je bijvoorbeeld beginnen met een Impromptu Networking om mensen met elkaar in contact te brengen, gevolgd door een 1-2-4-All om ideeën te genereren, en eindigen met een Conversation Cafe om de ideeën verder te verkennen en te verdiepen.

Use the card deck to design strings

Figure 2: Gebruik kaarten om strings uit te werken

In een volgend artikel zal ik een aantal voorbeelden geven van strings die ik heb gebruikt in verschillende workshops, waarbij ik de verschillende structuren uitleg, het verwachte doel van de string en de uitkomst van de sessie. Wil je nu al meer weten over het toepassen van Liberating Structures, lees dan de Field Stories op de website van Liberating Structures.

Tip: Gebruik het Liberating Structures Card Deck bij het maken van strings. Dit maakt het selecteren en combineren van verschillende structuren niet alleen eenvoudiger, maar je kunt de kaarten ook gebruiken als handig naslagwerk tijdens het faciliteren van sessies.

Zelf aan de slag

Er is niets leuker dan zelf met Liberating Structures aan de gang te gaan. Er is, denk ik, ook geen betere manier om het te leren dan door er mee te experimenteren. Maar hoe doe je dat nu, gewoon beginnen? Hierbij nog een aantal tips:

  • Begin klein. Ga niet meteen met lastige structuren of ingewikkelde strings aan de gang. Begin eens met een 1-2-4-All sessie tijdens een vergadering.

  • Vertel in eerste instantie ook niet dat je met Liberating Structures aan de gang gaat, gebruik gewoon een structuur. Als mensen vragen stellen, leg dan uit wat je doet en waarom. Mijn ervaring is dat men vaak enthousiast reageert en het leuk vind om een keer iets anders te doen dan normaal.

  • Zoek iemand die met je mee wilt denken Het kan heel goed zijn om vooraf je idee te bespreken, wat je in gedachten hebt voor de sessie, wat je wilt bereiken, wat de uitnodiging is die je wilt gebruiken. Probeer ook achteraf een korte retrospective te organiseren, voor jezelf, maar misschien met een coach of iemand anders.

  • Gebruik de Liberating Structures kaarten. De Liberating Structures Card Deck maakt het nadenken over structuren visueel en tastbaar, je kunt makkelijk structuren selecteren en schuiven met de kaarten om zo een string te ontwerpen die past bij jouw doel.

  • Er wordt vaak gebruikgemaakt van een belletje tijdens het faciliteren, zelf gebruik ik ook vaak de Raising Hand methode. In het kort: zodra ik mijn hand opsteek en je dit ziet steek je zelf ook je hand op, je maakt je zin af en daarna ben je stil. Deze methode werkt goed om een grote groep binnen afzienbare tijd stil te krijgen.

  • Weer voorbereid op weerstand. Niet iedereen zal meteen enthousiast zijn over Liberating Structures. Sommige mensen zullen het als een bedreiging zien, anderen zullen het als een kans zien. Probeer te achterhalen waar de weerstand vandaan komt en probeer hierop in te spelen.

Conclusie: vergaderingen die echt werken

Liberating Structures bieden een krachtige en flexibele manier om vergaderingen en samenwerkingen te verbeteren. Door iedereen actief te betrekken en concrete stappen te formulieren, kun je vergaderingen omzetten in productieve sessies die leiden tot actie en vooruitgang. In dit artikel zijn slechts enkele van de vele structuren besproken die beschikbaar zijn. Er zijn structuren die zich richten op het genereren van ideeën, het nemen van beslissingen, het oplossen van problemen, en nog veel meer. Je kunt er dus niet alleen vergaderingen mee verbeteren, maar ook workshops, trainingen, en andere samenwerkingsvormen.

Wil je meer weten over Liberating Structures, dan raad ik je aan om het boek The Surprising Power of Liberating Structures - Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation te lezen. Dit boek geeft een uitgebreid overzicht van de verschillende structuren en hoe je ze kunt toepassen in je eigen werk. Daarnaast kun je ook de website van Liberating Structures bezoeken voor meer informatie, voorbeelden, en tips. Ga je er daadwerkelijk mee aan de slag? Laat het mij weten, ik denk vooraf graag met je mee, maar ben vooral benieuwd naar jouw ervaringen en resultaten die je er mee behaalt.

Bronnen